湖北天締工程咨詢有限公司分公司印章管理規(guī)定

一、總則

1.1  為規(guī)范湖北天締工程咨詢有限公司分公司印章的制發(fā)和使用，特制訂本管理辦法。

1.2  本規(guī)定是為對(duì)湖北天締區(qū)域分公司印章刻制、保管、使用、收回、銷毀進(jìn)行規(guī)范管理，從源頭上規(guī)避印章保管、使用不當(dāng)引起的經(jīng)濟(jì)和法律風(fēng)險(xiǎn)。

二、印章名稱管理

2.1  分公司印章的名稱為公司法人機(jī)構(gòu)+分公司的名稱，如湖北天締工程咨詢有限公司XX區(qū)域分公司。

2.2  印章命名后，不得隨意更改，若有特殊情況應(yīng)另行文報(bào)董事會(huì)辦公室批準(zhǔn)。

三、印章刻制和保管

3.1    印章刻制

3.1.1  印章刻制由湖北天締總公司辦公室具體承辦，并留取印模、登記、備案；

3.1.2 分公司成立后，由總公司辦公室按區(qū)域分公司單次向董辦遞交申請(qǐng)報(bào)告，刻制區(qū)域分公司印章；

3.1.3  未經(jīng)總公司董事會(huì)批準(zhǔn)而擅自刻制印章的單位或個(gè)人，承擔(dān)其擅自刻制印章和用印章而導(dǎo)致的經(jīng)濟(jì)責(zé)任和法律責(zé)任。

3.2    印章保管

3.2.1  區(qū)域分公司印章存放于分公司主要辦事機(jī)構(gòu)所在地，由區(qū)域分公司指定行政專員保管并報(bào)總公司辦公室備案；區(qū)域分公司總經(jīng)理是印章使用管理的第一責(zé)任人。

3.2.3  印章保管人由于工作變動(dòng)或崗位調(diào)整時(shí)，必須將印章和印章使用記錄如實(shí)移交接崗人，同時(shí)上報(bào)總公司辦公室備案。

3.3  分公司印章管理責(zé)任部門

3.3.1  區(qū)域分公司總經(jīng)理是印章使用管理的第一責(zé)任人，每月要收集分公司印章使用情況登記匯總并上報(bào)給總公司；

3.3.2  分公司用印申請(qǐng)未辦理審批程序而擅自使用印章，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將嚴(yán)厲追究第一責(zé)任人的責(zé)任，對(duì)公司造成損失者，由分公司負(fù)責(zé)人承擔(dān)其經(jīng)濟(jì)和法律責(zé)任。

3.3.3  印章使用過程中，若損壞或丟失，印章保管人須及時(shí)報(bào)告總公司，由總公司辦公室牽頭查明情況，及時(shí)處理。如印章遺失，須于發(fā)現(xiàn)之日起3日內(nèi)在公眾媒體上發(fā)布遺失印章作廢聲明；如印章?lián)p毀，報(bào)經(jīng)總公司董事會(huì)辦公室同意后予以更換；

3.3.4  總公司每年定期四次檢查各區(qū)域分公司印章的管理、登記及使用情況，因印章管理不善給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或損害公司信譽(yù)的，對(duì)印章保管人及負(fù)責(zé)人予以行政和經(jīng)濟(jì)處罰，情節(jié)嚴(yán)重的將移交司法機(jī)關(guān)處理。

四、印章領(lǐng)取

4.1  印章刻制申請(qǐng)及領(lǐng)取審批流程見《區(qū)域分公司印章刻制、

申請(qǐng)、交接實(shí)施細(xì)則》

。

五、印章使用審批管理

5.1    湖北天締工程咨詢有限公司區(qū)域分公司印章

5.1.1  使用范圍

5.1.1.1 以分公司名義發(fā)布的內(nèi)部文件或上報(bào)給上級(jí)單位的各類報(bào)表；

5.1.1.2  監(jiān)理或政府行業(yè)監(jiān)管部門等第三方單位文件往來；

5.1.1.3  公司授權(quán)下的分供方經(jīng)濟(jì)合同；

5.2  審批流程：

5.2. 1  分公司發(fā)文、與第三方文件往來、與業(yè)主文件往來的用印流程：

  a）用印申請(qǐng)人填寫用印審批單；

  b）部門領(lǐng)導(dǎo)簽署初審意見；

  c）分管項(xiàng)目經(jīng)理簽署復(fù)核意見；

  d）分公司經(jīng)理簽字批準(zhǔn)；

  e）用印申請(qǐng)人填寫用印登記表，留存審批資料，用印。

5.2.2  與分包方的現(xiàn)場變更（不含經(jīng)濟(jì)類）簽證用印流程：

  a）用印申請(qǐng)人填寫用印審批單；

  b）部門領(lǐng)導(dǎo)簽署初審意見；

  c）分管項(xiàng)目經(jīng)理簽署復(fù)核意見；

  d）分公司經(jīng)理簽字批準(zhǔn)；

  e）用印申請(qǐng)人填寫用印登記表，留存審批資料，用印。

5.3    嚴(yán)厲禁止以下行為用印：

5.3.1  用印保管人作為用印發(fā)起的用印申請(qǐng)人；

5.3.2  在空白頁面用印；

5.3.3  用印會(huì)簽流程未完成，即要求用??；

5.3.4  委托他人用印或委托他人將印章帶出。

六、印章收回與銷毀

6.1  分公司的印章如經(jīng)核實(shí)有未經(jīng)審批擅自蓋章的，給公司帶來的一切法律責(zé)任與經(jīng)濟(jì)糾紛由分公司第一負(fù)責(zé)人承擔(dān)，總公司有權(quán)力收回印章，逾期不交的，公司將登報(bào)聲明作廢并追究分公司經(jīng)理法律責(zé)任；

6.2  所有回收的舊印章，由湖北天締總公司辦公室統(tǒng)一封存或銷毀；

七、行為準(zhǔn)則規(guī)定

有下列情形之一者，公司將予以收回分公司印章，追究當(dāng)事人和分管領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任，構(gòu)成違法犯罪的報(bào)請(qǐng)公安部門處理：

7.1  區(qū)域分公司印章用于非本區(qū)域內(nèi)項(xiàng)目工程資料的；

7.2  利用區(qū)域分公司印章從事詐騙等非法經(jīng)營活動(dòng)的；

7.3  擅自作主，違反公司授權(quán)范圍外的用印規(guī)定

7.4  未經(jīng)批準(zhǔn)擅自刻制總公司印章（包含公章、合同章、法人章、財(cái)務(wù)章）以及區(qū)域分公司印章并啟用的。

八、分公司對(duì)所轄各項(xiàng)目部印章的管理

8.1 區(qū)域分公司需對(duì)所轄各項(xiàng)目部印章的使用進(jìn)行嚴(yán)格管理：

a) 區(qū)域分公司應(yīng)當(dāng)指派專人，每月定期收集所轄各項(xiàng)目部本月印章使用存檔文件，包括用印審批表掃描件、用印登記表電子版、用印登記表掃描件以及相應(yīng)的用印文件掃描件，并同時(shí)抄送總公司辦公室備查。

b) 區(qū)域分公司應(yīng)當(dāng)指派專人定期現(xiàn)場檢查所轄項(xiàng)目部使用印章的各種紙質(zhì)文件，并將檢查情況及時(shí)報(bào)送總公司辦公室。

九、法律責(zé)任

9.1  印章申請(qǐng)人、印章會(huì)簽人員、行政專員應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行本實(shí)施細(xì)則，任何違反本規(guī)定的人員和事項(xiàng)將按獎(jiǎng)懲規(guī)定給予行政人事處罰。情節(jié)嚴(yán)重或后果嚴(yán)重的，公司將追究經(jīng)濟(jì)和法律責(zé)任；

9.2  印章保管人須與公司簽訂印章保管法律責(zé)任書；

十、附則

10.1  本規(guī)定由湖北天締工程咨詢有限公司辦公室負(fù)責(zé)解釋和修訂。

10.2  本規(guī)定自印發(fā)之日起開始實(shí)施。

十一、附件

1、 分公司領(lǐng)印申請(qǐng)書

2、 印章保管（管理）交接單

3、分公司印章使用審批表

4、 用印登記表

5、行政專員印章保管責(zé)任書

6、關(guān)于公司停用有關(guān)____專用章的通知